Bagi anda yang baru datang di Jepang, baik sebagai mahasiswa, pindah dinas, dll, ada 10 hal yang harus/sebaiknya anda lakukan tanpa menunda lebih lama.
1. Kartu Domisili Orang Asing 在留カード (zairyu ka-do)
Pada saat tiba di bandara Jepang, kalau anda sudah mengantongi visa tinggal maka anda akan langsung diminta memproses Kartu Domisili di bandara, prosesnya tidak makan waktu lama. Kartu ini akan berlaku selama visa anda valid, jaga baik-baik dan selalu bawa kemanapun anda pergi karena kalau anda diminta oleh pihak berwajib untuk menunjukkan kartu identitas dan tidak bawa, maka urusannya bisa panjang. Untuk Kartu Domisili yang diterbitkan di bandara atau ybs tadinya bukan penduduk dan berganti izin tinggal, maka biasanya kolom alamat dikosongkan dan harus melakukan prosedur kedua di bawah ini.
2. Pelaporan Kedatangan Di Kecamatan (区役所 kuyakusho ATAU 市役所 shiyakusho) 転入手続き(tennyu tetsuzuki)
Setiap pindah alamat atau kedatangan dari luar negeri, semua penduduk, baik itu orang asing maupun WN Jepang diwajibkan melakukan prosedur pelaporan ke kantor pemerintah terdekat. Untuk mengetahui ke kantor pemerintah mana anda harus pergi, coba cek alamat anda, jika terdapat kata KU di alamat maka anda cukup ke Kuyakusho, tapi kalau alamat anda tidak ada kata KU maka silakan langsung ke Shiyakusho. Contoh yang pakai KU : Hyogo KEN Kobe SHI Chuo KU Yamatedori 1-1-1 Contoh yang pakai SHI saja : Hyogo KEN Itami SHI Nishidera 1-1-1 Setelah tahu jenis kantor pemda yang harus anda datangi, carilah di google dengan kata kunci itu, misalnya ?Kobe Shi Chuo Kuyakusho?. Pada saat pelaporan kedatangan, sempatkan sekalian mengurus kartu dan fasilitas di bawah ini.
3. Pengurusan Kartu My Number
Setelah mendapatkan kartu ID, anda diharuskan membuat Kartu My Number yang merupakan kartu berisi identitas vital seperti nomor asuransi sosial, asuransi kesehatan, nomor wajib pajak, dll. Biasanya akan ada pemberitahuan ke alamat anda sekaligus berisi kartu sementara. Ada semacam form yang harus anda isi dan kirim balik atau input di website yang disediakan. Nanti setelah itu sekitar dua mingguan kartu My Number akan dikirim via pos. Tanyakan ke Shiyakusho atau Kuyakusho saat melakukan pelaporan kedatangan.
4. Pengurusan Social Insurance
Saat berada di Shiyakusho/Kuyakusho, sekalian anda daftar paket Shakai Hoken (asuransi sosial) yang sifatnya wajib bagi semua penduduk Jepang, baik warga negara Jepang maupun warga negara asing. Berapa lama masa tinggal minimal orang asing sehingga menjadi wajib daftar asuransi sosial ini? Kalau anda memiliki Zairyu Card, berarti wajib daftar, itu definisi termudah. Anda 3 jenis asuransi yang merupakan satu paket yaitu Nenkin (asuransi pensiun), Kenko Hoken (asuransi kesehatan nasional), Kaigo Hoken (asuransi jaminan hari tua). Untuk mahasiswa dan orang yang bekerja, perlakuannya berbeda :
- Visa Kenshusei atau Kerja
Nenkin (asuransi pensiun) 年金保険 : harus daftar dan bayar dengan dipotong gaji setiap bulan. Saat pulang ke Indonesia, iuran bisa minta dikembalikan (lump sum). Tapi harap ingat bahwa Pemerintah Jepang hanya mengembalikan iuran maksimal 60 bulan. Artinya kalau anda bekerja di Jepang selama 10 tahun (120 bulan) dan aplikasi untuk pengembalian lump sum, maka anda hanya akan memperoleh iuran yang dibayarkan selama 5 tahun. 5 tahun sisanya dianggap hangus. Jumlah rata-rata yg diterima jika bayar iuran sekitar 60 bulan adalah sekitar 500,000yen. Sebaliknya jika anda bekerja di Jepang lebih dari 10 tahun, maka anda tidak bisa lagi apply untuk pengembalian lump sum, tapi berhak untuk menerima uang pensiun jika memasuki usia pensiun (saat artile ini ditulis usia pensiun adalah 65 tahun).
Kenko Hoken (asuransi kesehatan) 健康保険 harus daftar dan bayar iuran dengan dipotong gaji setiap bulan. Asuransi ini sangat berguna saat sakit, karena 70% biaya pengobatan ditanggung negara. Kita hanya bayar 30% dari total tagihan.
Kaigo Hoken (asuransi jaminan hari tua) 介護保険 : harus daftar dan bayar iuran yg dipotong dari gaji setiap bulan. Sayang sekali, asuransi ini tidak bisa diklaim pengembaliannya.
Koyo Hoken (asuransi pekerja) 雇用保険 : otomatis terdaftar dan bayar iuran dipotong dari gaji setiap bulan. Asuransi ini tidak bisa diklaim pengembalian iurannya.
- Visa pelajar
Nenkin (asuransi pensiun) : harus daftar tapi tidak perlu bayar karena tidak berpenghasilan tetap, jangan lupa jelaskan bahwa anda adalah mahasiswa dan belum bekerja. Beasiswa yang diterima dianggap di bawah standar, dan anda masih dikategorikan belum bekerja, meskipun di Indonesia anda adalah dosen dan mendapat gaji. Sebenarnya jika dihitung secara detail, jika ada beberapa beasiswa yang memberikan jumlah yg seharusnya terkena pajak penghasilan jika hidup sendiri, namun tampaknya kantor pajak tidak mau terlalu pusing, sehingga umumnya mahasiswa dikategorikan sebagai orang yang berpenghasilan di bawah standar yg terkena pajak penghasilan.
(Kokumin) Kenko Hoken (asuransi kesehatan) : harus daftar dan bayar iuran tapi bisa minta pengurangan iuran sehingga sangat murah. Tanyakan ke kuyakusho/shiyakusho tentang hal ini.
Kaigo Hoken (asuransi jaminan hari tua) : tidak perlu daftar.
5. Buat Inkan (Hanko)
Di Jepang, tandatangan hanya dipakai di paspor. Untuk urusan lain seperti rekening, kartu kredit, dll, bahkan untuk terima kiriman barang, biasanya diminta inkan atau stempel yg bertuliskan nama anda. Terutama untuk bank, mereka tidak menerima pembuatan rekening jika tidak punya inkan. Untuk buatnya bisa online dan sangat murah sekitar 2000-3000yen. Pesan, diantar, dan setelah bayar. Ada banyak toko online seperti di Amazon yang jual murah dengan harga 1700an seperti Yume Tohishi 夢翔菱 atau malah ada yg 600an yen seperti toko Fuji Inzai 富士印材
Untuk terima kiriman barang belanja online, dll, jika tidak ada inkan, maka biasanya diminta “sign”, yg dimaksud dengan “sign” bukan signature atau tandatangan seperti di Indonesia, melainkan cukup tulis nama dengan alfabet.
6. Buat Rekening Bank
Anda akan butuh rekening bank, untuk terima gaji, beasiswa, atau untuk terima tunjangan anak. Jika dari universitas atau perusahaan tidak mensyaratkan bank tertentu, maka cukup buka rekening di Bank Pos. Bank ini tersebar di seluruh Jepang dan memiliki jumlah ATM terbanyak di Jepang. Cara buatnya gampang, yg anda butuhkan hanya paspor, residence card, dan inkan. ATM Bank Pos juga bisa dipakai untuk menarik uang yang ada di rekening BCA di Indonesia. Bahkan sekarang ini menu bahasa Inggris sudah tersedia di ATM Bank Pos.
7. Pengurusan Kartu Berobat & Tunjangan Anak
Di kebanyakan daerah, Pemda menyediakan kartu diskon khusus untuk anak pra sekolah, TK, dan yang masih duduk di bangku SD. Di daerah yang PADnya tinggi, malah menggratiskan biaya pengobatan. Syaratnya adalah bisa menunjukkan kartu berobat khusus anak. Tanyakanlah di kuyakusho/shiyakusho terdekat.
Selain itu, untuk menstimulasi agar masyarakat memiliki anak, kebanyakan pemerintah daerah di Jepang menyediakan tunjangan anak. Jumlah beragam tergantung kemampuan finansial daerah dan tingkat penghasilan anda, tapi jika penghasilan anda di bawah 10juta yen pertahun, maka biasanya sekitar 10,000yen/bulan untuk anak pertama dan kedua, dan 15,000yen/bulan untuk anak ketiga dan seterusnya. Untuk bisa menerima tunjangan ini, anda harus terdaftar di kuyakusho/shiyakusho, memiliki kartu asuransi kesehatan, dan tentunya memiliki rekening bank. Tanyakan pada petugas jika anda memiliki anak berusia SD atau di bawah.
8. Pelaporan Kedatangan di KJRI/KBRI
Setelah proses administrasi kependudukan di Pemda setempat beres, secepatnya anda melakukan pelaporan kedatangan di Kedutaan atau Konsulat Jenderal RI terdekat di wilayah anda. Hal ini sangat penting dilakukan karena menyangkut hak anda untuk ikut pemilu selama berada di Jepang, atau mendapatkan pelayanan konsuler atau informasi jika terjadi bencana alam besar yang harus melibatkan peran serta KBRI/KJRI dalam melakukan pengungsian darurat. Jika anda tidak terdaftar di KBRI/KJRI maka keluarga akan kesulitan untuk mendapatkan informasi jika mereka menghubungi KBRI/KJRI saat ada apa-apa. Pengalaman seperti ini terjadi saat terjadi tsunami di bulan maret tahun 2011.
Untuk KJRI Osaka silakan lihat di http://indonesia-osaka.org
Untuk KBRI silakan buka http://kbritokyo.jp
9. Cari Rumah Sakit Terdekat Yang Staf/Dokter Bisa Bahasa Inggris
Untuk berjaga-jaga, sejak kedatangan pertama, langsung googling dan cari rumah sakit atau klinik terdekat atau tanyakan di shiyakusho/kuyakusho, biasanya mereka punya daftar RS/klinik yang staf atau dokternya bisa berbahasa Inggris. Di beberapa daerah ada tersedia layanan valounteer yg bisa membantu mendampingi saat anda ke RS dan butuh penerjemah. Jika menyewa penerjemah profesional sangat mahal. Manfaatkan layanan sukarelawan jika ada.
Bahasa Jepang di rumah sakit levelnya agak tinggi dan banyak menggunakan istilah kedokteran. Informasi yg disampaikan harus akurat, kalau tidak, maka obat yg diberikan bisa jadi malah salah. Oleh karenanya jika hanya mengandalkan kamus, bisa berpotensi salah diagnosa.
10. Masjid Terdekat
Cari informasi tentang masjid terdekat, coba lihat di LurahJepang.com, ada sekitar 200 masjid/musholla seluruh Jepang. Selain untuk sholat jumat bagi laki-laki, biasanya di sekitar masjid ada toko-toko yang menjual bahan makanan halal atau bumbu impor termasuk bumbu asal Indonesia. Jangan sembarangan konsumsi makanan/minuman kalau anda muslim karena mayoritas makanan yang dijual di Jepang adalah haram.
Selamat datang di Jepang. Nikmati hidup dan tebarlah kebaikan di sekitar anda. Jadilah duta Indonesia walaupun dalam skala yang sangat kecil.