Hampir seminggu terakhir tidur tidak pernah lebih dari 4 jam dalam sehari. Pasalnya sebagai project sub leader di kantor saya, manager A&P pak Ade (sub leader) dan Direktur Sales Pak Ozaki (Project leader) harus mengkoordinasi team yang terdiri dari puluhan general manager, manager, dan staf lainnya untuk mensukseskan acara peresmian kantor pusat dan pabrik baru kami di Kawasan Industri MM2100 Cibitung.
Sebenarnya di acara ini kami menggunakan jasa EO dari sebuah agency iklan papan atas di Indonesia, akan tetapi bercermin pada pengalaman perusahaan ketika peresmian pabrik plastik di tahun 2007, kami tidak mau mengambil resiko. Kala itu kami juga menggunakan agency lain yg juga boleh dikata masuk papan atas di dunia iklan dan EO di Indonesia, tapi banyak masalah di mana-mana. Akhirnya pada gawean kali ini, trio Kami mau tidak mau turun langsung dalam banyak hal yang seharusnya dilakukan oleh agency sebagai bagian dari tanggung jawab mereka dalam manajemen acara.
Peresmian itu dihadiri oleh menteri perdagangan Bapak Rachmat Gobel yang alhamdulillah bersedia meluangkan waktunya di tengah kesibukan beliau setelah sehari sebelumnya mengikuti perhelatan besar keluarga presiden di Solo. Awalnya kami sempat menawarkan fasilitas helikopter untuk menjemput beliau dari bandara menuju Cibitung karena kekhawatiran kami terhadap macet. Tapi beliau dengan rendah hati menolak dan justru memilih usulan stafnya menggunakan pesawat komersial Low Cost Carrier dari Solo. Kami sempat benar-benar merasa bersalah menyebabkan seorang menteri menggunakan airways yang saya sendiri sudah kapok menggunakannya sejak 12 tahun yang lalu. Alhamdulillah Allah membukakan jalan karena akhirnya pihak kementerian bisa mengatur jadwal beliau sehingga malam itu juga beliau bisa pulang dan di pagi harinya kami bisa menjemput beliau di kediaman di daerah Kalibata.
Ketegangan mulai berasa di hari H minus 1 ketika matahari sudah mulai hilang tapi persiapan produksi belum seluruhnya beres. Sistem registrasi masih saya benahi lagi karena database yg berubah hingga di hari terakhir. Saya akhirnya turun tangan langsung oprek-oprek php dan mysql karena merasa khawatir akan timbul masalah kalau sistem registrasi 300-an tamu hanya ditangani dengan lembar excel buatan teman-teman IT. Butuh semalam untuk menyelesaikan sistem itu. Lembar Excel buatan team IT kami jadikan sebagai back up system kalau-kalau ada masalah.
Production list yang dijanjikan pihak EO tidak kunjung muncul, sementara kami team inti di lingkar 1 mulai gelisah. Untunglah team registrasi sigap membantu dengan ditambah staf dari marketing dan sales sehingga ID card bisa beres menjelang tengah malam.
Selagi sibuk itu, di stage, Rieke Caroline, news anchor Metro TV yang akan menjadi MC di acara ceremony ternyata sudah hadir sejak