Tag Archive for jepang

Musim Semi, HRD, dan Internal Control Division

Cuaca mulai agak stabil dipertengahn Juni ini dibanding bulan April yang tak menentu, kadang2 suhu udara meninggi hingga 20 derajat, tapi beberapa hari berikutnya kembali turun hingga di bawah 10 derajat. Hujan pun mulai sering turun sehingga payung mulai masuk ke tas kerja. Di kantor, tak terasa dua bulan lebih sudah saya menempati pos baru di divisi Internal Control setelah 1 tahun setengah di divisi HRD (Human Resources Division). Walaupun belum cukup 3 bulan berada di divisi baru ini, tapi selama10 mingguan melakukan persiapan tugas audit dan kontrol intern ini, ada banyak bidang yang bisa saya mengerti berkat penugasan selama satu tahun setengah di HRD. Terutama di bidang edukasi pegawai, struktur organisasi dan fungsi2 departemen dalam perusahaan, peraturan2, dan koneksi yang luas mulai dari level teratas top-two Mandom, hingga level terbawah. Suatu hal yang mungkin tak akan bisa saya peroleh hanya dalam satu tahun setengah jika tidak ditempatkan di HRD.

Di divisi baru, tugas sebagai internal control auditor sangat menantang karena membutuhkan pengetahuan yang luas dan mencakup seluruh aktifitas bisnis perusahaan induk Mandom Jepang dan Mandom Indonesia. Untuk Mandom Jepang saya kebagian beberapa bidang auditsementara untuk Mandom Indonesia tercakup hampir semua kecuali satu bidang saja. Sangat menantang karena untuk bisa melakukan tugas dengan baik saya dituntut untuk bisa memahami kedua perusahaan yang beroperasi dalam budaya, lingkungan, peraturan, dan hal2 lain yang kebanyakan berbeda karena Mandom pusat beroperasi dalam wilayah hukum Jepang sementara Mandom Indonesia di dalam wilayah Republik Indonesia. Sebagai konsekuensinya saya kudu bolak-balik memeriksa Hukum Perusahaan di Jepang, UU No.40 Tahun 2007 Ttg Perseroan, website Depkum Jepang, dan tentu saja website departemen2 terkait di Indonesia. Kalau sudah gini, baru betul2 terasa manfaat teknologi internet yang memungkinkan saya browsing pasal2 hukum di kedua negara dengan sangat mudah dan cepat, walaupun kadang2 otak serasa lelah karena harus switching dari bahasa Indonesia ke hurufkanji, bahasanya Doraemon. Jadi ingat bagaimana leletnya internet sewaktu pertamakali mencoba di komputer teman di kos-an belakang kampus STT Telkom, Bandung. Kala itu di tahun 1995-an, kecepatan modem yang paling canggih kalau tidak salah adalah 14.4KBps dan windows baru pada versi 3.x. Untuk bisamelihat satu halaman website butuh waktu beberapa menit sehingga memungkinkan untuk bisa buat teh sambil nunggu fully downloaded.Membandingkan dengan speedkoneksi di kantor yang berkisar 100MBps kadang2 membuat saya tersenyum sendiri kalau mengingat masa awal2 internet dulu. Tidak terbayang kalau saya harus mengerjakan tugas sekarang ini dengan bermodalkan internet koneksi 14.4KBps, bisa-bisa saya harus lembur setiap di hari di kantor hanya untuk mengunggah peraturan2 perusahaan dari situs pemerintah di Indonesia.

Dalam proses persiapan tugas audit dan pengendalian intern ini saya banyak membandingkan kebiasaan bekerja orang Jepang dan orang Indonesia. Dalam banyak bidang saya menemukan bahwa memang orang Jepang secara alami selalu berpikir secara terstruktur dan logis. Sebagai hasilnya, produk2 pemikiran mereka pun tersusun secara logis dan mudah dirunut secara struktural.

Mari kita ambil satu contoh yang sederhana yaitu cara pembuatan peraturan (materi yang saya sampaikan di bawah ini adaah hal yang bersifat umum, bukan mengacu pada komparatif Mandom Jepang dan Mandom Indonesia, tapi lebih kepada situasi umum di perusahaan Jepang dan di perusahaan Indonesia).

Ketika merancang sebuah peraturan, orang Jepang secara alami akan membuat kategori2 sebelum mulai menentukan isi dari peraturan itu sendiri. Biasanya mereka akan mulai dari yang besar seperti misalnya memisahkan “SISTEM” dan “OPERASIONAL”.Peraturan yang akan mengatur tentang “sistem” akan dirancang untuk bersifat luwes dan umum sehingga tidak memerlukan perubahan yang mendasar walaupun terjadi perubahanpada tingkat operasional. Untuk yang bersifat luas ini orang Jepang menyebutnya kitei.

Sementara yangcakupannya lebih kecil lagidirancang lebih detail dan biasanya dipisah-pisahkan pada jenis aktifitas di lapangan yang biasanya mereka sebut kisoku. Untuk peraturan jenis ini, keluwesannya lebih rendah tapi tetap tidak berbentuk buku manual. Sehingga kalaupun ada perubahan di cara pekerjaan di lapangan, biasanyaisi peraturan ini tidak perlu direvisi.

Untuk aturan yang lebih rendah dibanding kisoku barulah biasanya dibuat manual atau dalam bahasa Jepangnya disebut ????? (sagyou tejunsho). Dan biasanya manual ini hanya bersifat petunjuk sehingga tidak dikategorikan sebagai bagian dari peraturan itu sendiri karena materinya bisa saja diubah oleh pelaksana di lapangan asalkan tidak keluar dari ketentuan atau peraturan yang berada di atasnya (umumnya perubahan yang ada harus tetap dilaporkan atau dimintakan persetujuan dari atasan langsung).

Sementara itu, kita di Indonesia sudah sangat terbiasa dengan model “satu jilid” yang artinya peraturan semua digabung bersama ketentuan dan buku manual. Dari segi kepraktisan, cara2 yang umum ada di Indonesia ini memang lebih praktis karena untuk mencari tinjauan hukum atas sebuah permasalahan kita hanya perlu membuka satu buku peraturan. Akan tetapi kepraktisan itu harus dibayar mahal dengan ketidakluwesan sehingga peraturan yang ada harus selalu dirubah setiap kali adadinamika walaupun hanya terjadi di level operasional. Sebuah keharusan yang umumnya harus dibayar mahal karena akhirnya praktek di lapangan menjadi berbeda yang disebabkan oleh ketidakmampuan peraturan mengadaptasi perubahan-perubahan kecil yang terjadi di tataran operasional. Pada gilirannya, ketidakpatuhanpraktek operasional terhadap peraturan yang kaku ini akan menyebabkan ketidakacuhan terhadap alat hukum di dalam sebuah entitas. Sebuah endless loop yang akhirnya bisa membawa petaka bagi entitas tersebut.

Pola berpikir terstruktur yang tercermin dalam buat-membuat peraturan ini bisa dijumpai dalam banyak lingkungan kerja perusahaan Jepang. Padahal sebenarnya mereka itu hanya menjalankan teori-teori sederhana yang sudah banyak orang Indonesia tahu seperti konsep PDCA (Plan Do Check Action), Kaizen, 5W2H, dan sebagainya. Kalau masalah teori, kita tidak kalah, tapi masalah praktek, inilah kelebihan mereka. Saya jadi teringat sebuah kata2 yang seringkali saya ingatkan kepada diri saya sendiri, ”It’s not about knowing everything, it’s about doing everything you know”.

Tatap Muka Dengan Menperin RI

Udara serasa segar menerpa wajah pagi ini. Menurut perkiraan cuaca hujan tak akan turun walaupun mendung menggelayut di beberapa sudut langit. Saya meninggalkan rumah agak lebih lambat dari biasanya karena hari ini saya bukannya ke kantor, melainkan langsung menuju hotel Rihga Royal di bilangan daerah Nakanoshima, Osaka. Hari ini ada seminar yang diadakan oleh Konsulat Jenderal RI Osaka dengan tajuk investasi dan bisnis di Indonesia. Sebenarnya perusahaan kami yang sudah masuk ke pasar Indonesia sejak tahun 69 tidak begitu butuh informasi yg dibawakan di seminar itu. Kedatangan kami di seminar itu atas undangan pak Konjen yang sudah berjanji memberi kesempatan kepada Mandom untuk bertatap muka langsung dengan menteri Deperin dan sekaligus mengutarakan beberapa poin yang kami harapkan bisa diberi atensi dan ditingkatkan di Indonesia. Dari Mandom Japan Mr. Yamashita yang merupakan mantan CEO di Mandom Indonesia akan mewakili perusahaan, dan saya diminta oleh Mr.Yamashita untuk mendampingi beliau.
Acara berlangsung setelah telat beberapa menit dimulai dengan sambutan oleh beberapa figur publik ternama. Kankeiren (semacam persatuan pengusaha di daerah Kansai) diwakili oleh Mr. Masayuki Matsushita yang merupakan cucu dari pengusaha terkenal, Konosuke Matsushita, sang pendiri Panasonic Group. Dari JETRO, kepala cabang Jakarta diterbangkan langsung dari Osaka. Sementara Daihatsu juga tidak tanggung-tanggung mendatangkan langsung pimpinan Astra Daihatsu di Indonesia, Mr.Takashi Nomoto.
Ada beberapa materi yang cukup menarik untuk ditelaah selama seminar itu. Menteri Perindustrian, pak Mohamed S.Hidayat, dengan gaya yang tenang tapi bersemangat berusaha membuat peserta training untuk mengerti bahwa Indonesia dengan bentangan pulau seluas itu adalah surga investasi karena memiliki potensi alam yang sangat luar biasa mulai dari hasil laut, tambang, pertanian, perkebunan, dan tentu saja potensi pasar dengan peta usia penduduk berbentuk lampion. Presentasi pak Hidayat ditutup dengan pemutaran DVD tentang gambaran potensi investasi di Indonesia. Sayang sekali bahwa DVD itu hanya dibuat dalam bahasa Inggris, padahal hanya butuh duit tidak seberapa untuk membuat presentasi itu dalam bahasa Jepang. Memang sih ada penerjemah, tapi tetap saja tidak akan sebagus kalau DVD itu dibuat langsung dalam bahasa Jepang.
Dalam presentasi pak Hidayat, beliau berulang kali menekankan bahwa tahun ini Indonesia akan memprimadonakan sektor pengolahan makanan dan pengolahan tambang, dengan teknologi Jepang yg kaya hasil alam Indonesia yang kaya akan menjadi perpaduan yang sempurna. Tapi ketika ada peserta yang bertanya apa poin penting yang akan dijadikan sorotan utama agar kombinasi itu terjadi, pak Menteri sepertinya belum menyiapkan apa-apa karena menjawab pertanyaan itu dengan gaya berputar dan tidak jelas poinnya. Padahal si pengusaha Jepang itu sebenarnya bertanya, apakah pemerintah Indonesia serius dengan pengusaha Jepang dan bersedia menyiapkan insentif atau special treatment buat pengusaha Jepang. Entah itu di sektor perpajakan dengan tax holiday, ataukah di bidang birokrasi dengan kemudahan layanan satu atap, ataukah usaha pemerintah RI untuk menjembatani partnership antar pengusaha di dua negara, atau hal lain yang bisa membuat mereka memilih Indonesia dibanding negara lain. Sayang sekali pak Menteri tidak bisa menjawab padahal pertanyaan itu sebenarnya umpan balik yang jika dimanfaatkan bisa menghasilkan gol yang indah.
Setelah pak Hidayat, yang tampil adalah Mr.Takashi Nakayama yang menjabat sebagai kepala JETRO Jakarta dengan makalah yang berjudul “Today’s Indonesia challenging to BRICs” (BRIC = Brazil, Rusia, India, Cina). Makalahnya cukup menarik karena mengutip sebuah pernyataan ahli ekonomi yang dikutip di majalah The Economist. Kutipan itu menyebutkan Indonesia sebagai negara yang sebenarnya menggeliat perlahan di tengah krisis ekonomi global ini. Walaupun tidak mencolok perkembangan ekonominya tapi sebenarnya negara yg berpotensi bangkit dari krisis paling cepat di antara negara2 ASEAN. Bahkan makalah pak Nakayama itu menyelipkan sebaris frase yg menarik minat karena beliau menuliskan BRIICs. Kata beliau, dalam 15 tahun mendatang, BRICs akan ditambah satu huruf I di tengah, Indonesia.
Presentasi sesi kedua diisi oleh kalangan pebisnis yang sudah sukses di pasar Indonesia. Di urutan pertama ada Daihatsu yang sebenarnya di Jepang hanya sebuah unit bisnis dari raksasa otomotif Toyota. Perusahaan itu bertumbuh secara signifikan karena anak perusahaannya di Indonesia maju dengan pesat. Menurut Mr.Nomoto, saat ini Indonesia adalah lokasi investasi terbesar dari Daihatsu.
Di presentasi selanjutnya sebenarnya masih ada perusahaan di bidang agri bisnis bernama Takii & Company, lalu PT. Freyabadi yang bergerak di bidang makanan, tapi kami tak bisa mengikutinya karena dari belakang seorang staf KJRI menghampiri dan berbisik bahwa pak Menteri akan siap menerima kami dalam waktu setengah jam mendatang. Saya dan Mr. Yamashita akhirnya keluar dari ruangan seminar dan standby di ruangan sebelah yang khusus untuk berbincang dengan pak Menteri. Rupanya hari ini, ada dua perusahaan yang diberi kesempatan untuk beramah tamah langsung. Selain Mandom, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi bahan film coating yang diwakili pimpinan pusatnya juga beroleh kesempatan langka itu.
Ketika tiba giliran kami, Mr. Yamashita dan saya masuk setelah sebelumnya saya dicegat oleh staf Menteri yang mungkin tidak menyangka kalau akan ada orang Indonesia yang ikut masuk. Saya hanya tersenyum dan menyodorkan kartu nama lalu buru-buru menyusul Mr. Yamashita yang sudah bersalaman dengan Pak Hidayat. Setelah bersalaman dan bertukar kartu nama dengan pak Hidayat, saya duduk setelah terlebih dahulu mempersilakan Mr.Yamashita untuk duduk di kursi yang persis berhadapan dengan kursi pak Hidayat, awalnya mungkin karena grogi Mr.Yamashita malah menyuruh saya yang duduk berhadapan dengan pak Hidayat. Ternyata walaupun 6 tahun menjabat sebagai CEO di Mandom Indonesia dan pasti banyak berhubungan dengan pejabat publik tingkat atas, tetap saja Mr. Yamashita bisa grogi karena harus bertemu langsung dengan orang sekaliber pak Hidayat yang dikelilingi beberapa Dirjen dan staf kementerian.
Percakapan kami mulai dengan basa-basi seputar pengalaman Mr. Yamashita di Indonesia. Di tahap itu Mr. Yamashita yang memang lumayan lancar bahasa Indonesianya masih menggunakan bahasa Indonesia, tapi begitu masuk ke percakapan inti Mr. Yamashita beralih ke bahasa Jepang dan saya terjemahkan langsung di setiap akhir kalimat beliau.
Pada intinya kami membicarakan sebuah usulan yan kalau bisa diterapkan di salah satu instansi pemerintah di Indonesia agar kondisi dunia bisnis di Indonesia bisa menjadi lebih kondusif, yang pada gilirannya akan membawa perkembangan ekonomi dan bisa menyejahterakan rakyat. Walaupun usulan kami itu terlihat sederhana tapi sebenarnya tidak mudah diterapkan karena ada banyaknya hal yang perlu dibenahi sebelum usulan dari Mandom itu bisa diterapkan.
Seusai pembicaraan itu pak Hidayat menyalami kami sambil berkata “kalau you tetap bersama kami, kami akan bersama you. Saya janji akan bantu, asalkan anda janji untuk tidak memindahkan investasi ke negara lain”. Mr.Yamashita tersenyum dan meyakinkan bahwa Grup Mandom tidak memiliki rencana untuk meninggalkan Indonesia.

Kami meninggalkan ruangan dengan cepat.

Kunjungan Konsul Jenderal RI Osaka Ke Mandom Pusat

Telpon di divisi HRD hari ini cukup sibuk. Menjelang awal tahun fiskal di HRD memang ada setumpuk urusan yg harus dibereskan sebelum tutup buku. Mulai dari urusan finansial yg berhubungan dengan biaya HR, sampai pembuatan ulang beberapa peraturan yg harus direvisi secara berkala setiap awal FY. Saya agak kelabakan juga mengingat
tugas rutin dan non rutin cukup menggunung di meja kerja saya.
Jam 10 lewat saya meraih HP yg terletak di atas meja dan menelpon nomor pak KonJen RI Osaka. Seperti perkiraan saya sekertaris pak Konjen yang mengangkat dan saya setengah bercanda minta tolong agar si Ibu sekertaris bisa mengatur jadwal supaya kedatangan pak Konjen di kantor kami bisa tepat waktu. Hari ini pak Ibnu Hadi yang
telah ditunjuk oleh pemerintah RI menjadi perwakilan Indonesia di wilayah Jepang Barat sejak januari tahun ini, berencana datang melakukan kunjungan kerja di kantor pusat perusahaan kami, Mandom Corporation. Sebenarnya saya agak merasa tidak enak juga, tapi mengingat peristiwa keterlambatan menteri ESDM Indonesia ketika menjamu koleganya menteri Kesejahteraan dan Naker Jepang beberapa waktu lalu di Jakarta, saya merasa lebih baik terlihat bebal di mata sekertaris pak Ibnu daripada nanti menambah daftar imej tak bagus di mata orang Jepang terhadap pejabat negara kita.
Tapi Ibu Lalita, sang sekertaris dengan sangat baik berjanji memenuhi permintaan saya. Dan ternyata janji ibu Lalita ditepati dengan baik.
Jam 2:30 ibu Lalita menelpon balik dan memberitahu kalau pak KonJen beserta rombongan sudah berangkat, padahal sebenarnya jarak dari Konsulat Jenderal RI Osaka hanya berjarak tempuh sekitar 15 menit dari kantor kami. Saya bergegas menuju lantai teratas tempat kami akan menjamu, memeriksa kelengkapan dokumen dan mengulang
beberapa hal yang saya minta agar disiapkan oleh staf di sekertaris direktur.
Jam 2:45 saya standby di lobby.
Sekitar 5 menit kemudian pak Konjen beserta mbak Christina, konsul muda ekonomi, dan penerjemah ibu Hiroko datang tanpa sempat saya lihat mobilnya datang. Konsul Ekonomi, pak Ngurah datang menyusul sekitar 10 menit setelah pertemuan dimulai dengan ditemani staf KJRI pak Slamet.
Dari pihak Mandom dihadiri oleh Mr.Nishiumi, Mr. Yamashita, dan saya. Mr.Nishiumi adalah orang top ketiga di Mandom Group yang menjabat sebagai Presiden Komisaris Mandom Indonesia, beliau juga menjabat sebagai direktur yg menangani operasional Mandom di negara2 selain Jepang, seperti Cina, Korea, Malaysia, dll dan mengoperasikannya dari Jepang. Mr.Yamashita sendiri, baru pulang ke Jepang sejak 2 tahun yang lalu setelah menjabat sebagai CEO di Mandom Indonesia selama beberapa tahun.

Pembicaraan berlangsung dalam 3 bahasa, Jepang, Inggris, dan Indonesia. Mr.Yamashita yang memang cukup fasih bahasa Indonesianya kadang2 menoleh ke saya ketika mentok dgn istilah2 susah dalam bahasa Indonesia atau Inggris. Saya yg duduk di samping Mr.Nishiumi sekali-sekali membisikkan dalam bahasa Jepang ketika percakapan berlangsung dalam full bahasa Indonesia.
Pak Konjen yg tampaknya sangat peduli dgn kondisi investasi Mandom Group di Indonesia kelihatan cukup puas ketika kami membeberkan rencana investasi jangka menengah dan panjang dari grup usaha kami. Dan beliau dengan antusias bertanya apakah ada hal yg bisa dibantu oleh pemerintah RI agar bisnis Mandom Group bisa lebih berkembang.

Sebagai perusahaan yang bergerak di industri kosmetik dan toiletris yang tidak begitu sensitif dengan kebijakan-kebijakan pemerintah, Grup usaha Mandom sebenarnya hanya berharap agar iklim dunia usaha di Indonesia bisa dijaga tetap kondusif dan birokrasi tidak rumit. Salah satu hal yang diutarakan oleh Mr.Yamashita adalah kesulitan perusahaan kami di Indonesia ketika mendaftarkan produk di BPOM (Badan Pengawasan Obat & Makanan) Indonesia yang memakan waktu yang cukup lama sekitar 6 bulan sampai 8 bulan. Padahal untuk prosedur yang sama dan produk di industri yang serupa di negara Asean lain misalnya seperti Thailand, proses yang kami jalankan hanya membutuhkan waktu sekitar 2 sampai dengan 3 bulan.

Sebagai produsen barang-barang konsumen yang mengalami perubahan trend, tentu akan sangat menyulitkan jika prosedur pendaftaran sebelum melempar produk ke pasaran memakan waktu lama. Karena bisa saja selama proses 8 bulan itu, produk yang sudah kami kembangkan susah payah menjadi ketinggalan trend sehingga kurang diterima di pasaran ketika dilakukan produksi massal, padahal ada investasi yang sangat besar dari masa pengembangan produk hingga siap produksi massal. Walaupun Mr.Yamashita berkali-kali menyatakan bahwa keluhan ini sebenarnya bersifat umum karena dialami oleh semua perusahaan di industri kosmetik & toiletris, tapi tetap saja pak Ibnu dengan bijak menanggapi secara serius dan berjanji akan mencari jalan agar keluhan itu bisa dicarikan solusinya. Saking seriusnya sampai-sampai beliau akhirnya menawarkan agar kami bertemu langsung dengan menteri Perindustrian dan kepala BKPM (Badan Kordinasi Penanaman Modal) yang kebetulan diundang oleh JETRO untuk berbicara di seminar bertema promosi investasi ke Indonesia hari rabu depan di Osaka. Beliau berjanji akan meminta waktu Menperindag, pak Mohamad S. Hidayat dan kepala BKPM, pak Gita Wirjawan, walaupun mungkin hanya 10 hingga 15 menit khusus untuk kami agar bisa mengutarakan langsung keluhan kami ke beliau-beliau, dan mudah-mudahan bisa ditindaklanjuti di tanah air. Seandainya semua pejabat pemerintah di negeri kita seperti pak Ibnu ini, maka mungkin dunia usaha akan bisa berkembang dengan baik. Beliau tampaknya sangat peduli dengan kepentingan dunia usaha. Tawaran pak Ibnu itu langsung disambut baik dan disanggupi oleh Mr.Yamashita.

Pertemuan itu disela oleh kemunculan Vice President perusahaan kami Mr.Kamei yang memang dijadwalkan akan muncul bertukar sapa karena jadwal hari ini yang sudah terlanjur terisi. Baru berbasa-basi beberapa menit, tiba-tiba muncul Mr. Nishimura, pimpinan puncak grup Mandom yang sebenarnya dijadwalkan berada di pertemuan lain. Mr.Nishimura dan Mr.Kamei mengajak foto bersama, bertukar kartu nama dengan pak Ibnu dan anggota rombongan lain lalu permisi lagi karena sudah harus masuk pertemuan selanjutnya.

Pada jadwal selanjutnya kami mempersilakan rombongan itu menuju lantai 3, museum mini grup Mandom. Sembari memperhatikan pajangan catatan sejarah perusahaan, kepada rombongan kami perkenalkan dengan sejarah perjalanan panjang perusahaan kami yang sudah berusia 83 tahun. Dan juga tak lupa memperkenalkan sepak terjang usaha kami di Indonesia sejak tahun 1969. Mulai dari zaman produk Tancho, produk Mandom, hingga serial Gatsby yang menjadi andalan kami. Tidak lupa juga kami memperlihatkan Pixy, Pucelle, Lovillea, dan beberapa merek produk yang kami pasarkan di Indonesia.

Setelah menghabiskan waktu cukup lama di museum, rombongan kami antar ke lantai satu dan berfoto bersama di depan logo Mandom sebelum akhirnya pak Ibnu dan rombongan memohon diri meninggalkan markas besar Mandom Corporation.