Archive for June 2010

Musim Semi, HRD, dan Internal Control Division

Cuaca mulai agak stabil dipertengahn Juni ini dibanding bulan April yang tak menentu, kadang2 suhu udara meninggi hingga 20 derajat, tapi beberapa hari berikutnya kembali turun hingga di bawah 10 derajat. Hujan pun mulai sering turun sehingga payung mulai masuk ke tas kerja. Di kantor, tak terasa dua bulan lebih sudah saya menempati pos baru di divisi Internal Control setelah 1 tahun setengah di divisi HRD (Human Resources Division). Walaupun belum cukup 3 bulan berada di divisi baru ini, tapi selama10 mingguan melakukan persiapan tugas audit dan kontrol intern ini, ada banyak bidang yang bisa saya mengerti berkat penugasan selama satu tahun setengah di HRD. Terutama di bidang edukasi pegawai, struktur organisasi dan fungsi2 departemen dalam perusahaan, peraturan2, dan koneksi yang luas mulai dari level teratas top-two Mandom, hingga level terbawah. Suatu hal yang mungkin tak akan bisa saya peroleh hanya dalam satu tahun setengah jika tidak ditempatkan di HRD.

Di divisi baru, tugas sebagai internal control auditor sangat menantang karena membutuhkan pengetahuan yang luas dan mencakup seluruh aktifitas bisnis perusahaan induk Mandom Jepang dan Mandom Indonesia. Untuk Mandom Jepang saya kebagian beberapa bidang auditsementara untuk Mandom Indonesia tercakup hampir semua kecuali satu bidang saja. Sangat menantang karena untuk bisa melakukan tugas dengan baik saya dituntut untuk bisa memahami kedua perusahaan yang beroperasi dalam budaya, lingkungan, peraturan, dan hal2 lain yang kebanyakan berbeda karena Mandom pusat beroperasi dalam wilayah hukum Jepang sementara Mandom Indonesia di dalam wilayah Republik Indonesia. Sebagai konsekuensinya saya kudu bolak-balik memeriksa Hukum Perusahaan di Jepang, UU No.40 Tahun 2007 Ttg Perseroan, website Depkum Jepang, dan tentu saja website departemen2 terkait di Indonesia. Kalau sudah gini, baru betul2 terasa manfaat teknologi internet yang memungkinkan saya browsing pasal2 hukum di kedua negara dengan sangat mudah dan cepat, walaupun kadang2 otak serasa lelah karena harus switching dari bahasa Indonesia ke hurufkanji, bahasanya Doraemon. Jadi ingat bagaimana leletnya internet sewaktu pertamakali mencoba di komputer teman di kos-an belakang kampus STT Telkom, Bandung. Kala itu di tahun 1995-an, kecepatan modem yang paling canggih kalau tidak salah adalah 14.4KBps dan windows baru pada versi 3.x. Untuk bisamelihat satu halaman website butuh waktu beberapa menit sehingga memungkinkan untuk bisa buat teh sambil nunggu fully downloaded.Membandingkan dengan speedkoneksi di kantor yang berkisar 100MBps kadang2 membuat saya tersenyum sendiri kalau mengingat masa awal2 internet dulu. Tidak terbayang kalau saya harus mengerjakan tugas sekarang ini dengan bermodalkan internet koneksi 14.4KBps, bisa-bisa saya harus lembur setiap di hari di kantor hanya untuk mengunggah peraturan2 perusahaan dari situs pemerintah di Indonesia.

Dalam proses persiapan tugas audit dan pengendalian intern ini saya banyak membandingkan kebiasaan bekerja orang Jepang dan orang Indonesia. Dalam banyak bidang saya menemukan bahwa memang orang Jepang secara alami selalu berpikir secara terstruktur dan logis. Sebagai hasilnya, produk2 pemikiran mereka pun tersusun secara logis dan mudah dirunut secara struktural.

Mari kita ambil satu contoh yang sederhana yaitu cara pembuatan peraturan (materi yang saya sampaikan di bawah ini adaah hal yang bersifat umum, bukan mengacu pada komparatif Mandom Jepang dan Mandom Indonesia, tapi lebih kepada situasi umum di perusahaan Jepang dan di perusahaan Indonesia).

Ketika merancang sebuah peraturan, orang Jepang secara alami akan membuat kategori2 sebelum mulai menentukan isi dari peraturan itu sendiri. Biasanya mereka akan mulai dari yang besar seperti misalnya memisahkan “SISTEM” dan “OPERASIONAL”.Peraturan yang akan mengatur tentang “sistem” akan dirancang untuk bersifat luwes dan umum sehingga tidak memerlukan perubahan yang mendasar walaupun terjadi perubahanpada tingkat operasional. Untuk yang bersifat luas ini orang Jepang menyebutnya kitei.

Sementara yangcakupannya lebih kecil lagidirancang lebih detail dan biasanya dipisah-pisahkan pada jenis aktifitas di lapangan yang biasanya mereka sebut kisoku. Untuk peraturan jenis ini, keluwesannya lebih rendah tapi tetap tidak berbentuk buku manual. Sehingga kalaupun ada perubahan di cara pekerjaan di lapangan, biasanyaisi peraturan ini tidak perlu direvisi.

Untuk aturan yang lebih rendah dibanding kisoku barulah biasanya dibuat manual atau dalam bahasa Jepangnya disebut ????? (sagyou tejunsho). Dan biasanya manual ini hanya bersifat petunjuk sehingga tidak dikategorikan sebagai bagian dari peraturan itu sendiri karena materinya bisa saja diubah oleh pelaksana di lapangan asalkan tidak keluar dari ketentuan atau peraturan yang berada di atasnya (umumnya perubahan yang ada harus tetap dilaporkan atau dimintakan persetujuan dari atasan langsung).

Sementara itu, kita di Indonesia sudah sangat terbiasa dengan model “satu jilid” yang artinya peraturan semua digabung bersama ketentuan dan buku manual. Dari segi kepraktisan, cara2 yang umum ada di Indonesia ini memang lebih praktis karena untuk mencari tinjauan hukum atas sebuah permasalahan kita hanya perlu membuka satu buku peraturan. Akan tetapi kepraktisan itu harus dibayar mahal dengan ketidakluwesan sehingga peraturan yang ada harus selalu dirubah setiap kali adadinamika walaupun hanya terjadi di level operasional. Sebuah keharusan yang umumnya harus dibayar mahal karena akhirnya praktek di lapangan menjadi berbeda yang disebabkan oleh ketidakmampuan peraturan mengadaptasi perubahan-perubahan kecil yang terjadi di tataran operasional. Pada gilirannya, ketidakpatuhanpraktek operasional terhadap peraturan yang kaku ini akan menyebabkan ketidakacuhan terhadap alat hukum di dalam sebuah entitas. Sebuah endless loop yang akhirnya bisa membawa petaka bagi entitas tersebut.

Pola berpikir terstruktur yang tercermin dalam buat-membuat peraturan ini bisa dijumpai dalam banyak lingkungan kerja perusahaan Jepang. Padahal sebenarnya mereka itu hanya menjalankan teori-teori sederhana yang sudah banyak orang Indonesia tahu seperti konsep PDCA (Plan Do Check Action), Kaizen, 5W2H, dan sebagainya. Kalau masalah teori, kita tidak kalah, tapi masalah praktek, inilah kelebihan mereka. Saya jadi teringat sebuah kata2 yang seringkali saya ingatkan kepada diri saya sendiri, ”It’s not about knowing everything, it’s about doing everything you know”.